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Assistant(e) Achats en alternance h/f Bry Sur Marne

International Hydraulique - Bry-sur-Marne (Ile de France) - 19/10/2020
Domaine : Logistique - Transport - Achat
Référence : IHAA2020
Les missions de l’Assistant achat tournent autour de trois axes d’activités principales, à savoir la préparation des étapes commerciales, la gestion des fournisseurs et le suivi des processus.

Aide à la préparation des achats :
Cette activité consiste à effectuer des missions relatives à l’assistanat. En d’autres termes, on demandera à l’acheteur junior de rechercher des informations et de rédiger des documents liés aux achats.

Comptes rendus de réunions :
Comme l’Assistant achat se présente à la réunion, il va alors prendre des notes. Ainsi, son responsable pourrait se focaliser sur les aspects plus importants du meeting, notamment la prise de parole. Cela dit, ce compte rendu servira de mémoire et de repère pour l’acheteur quand il mènera les opérations.

Gestion des fournisseurs :
Cette activité permettra de gagner du temps lors des collaborations avec les fournisseurs. Autrement dit, elle dispensera l’acheteur senior des tâches nécessaires pour une bonne organisation de travail.

La base de données fournisseur (BDF) :
L’Assistant achat se charge non seulement de mettre en place la BDF, mais aussi de la mettre à jour. En effet, il va créer lui-même cette BDF à partir des informations récoltées. Puis, après chaque recherche de nouveaux sous-traitants, il l’améliorera. L’intérêt de ces actions est de favoriser les choix proposés à son responsable.

Suivi des fournisseurs :
Au quotidien, les fournisseurs peuvent s’appuyer sur l’AA afin que ce dernier les soutienne techniquement et administrativement. L’Assistant acheteur répondra à leurs requêtes sur mail et à leurs appels s’ils rencontrent des difficultés à l’approvisionnement. Ainsi, il pourra prévenir à temps ses supérieurs et limitera les dégâts.

Classement des fournisseurs :
L’AA dressera un document de classification qui attribue à chaque produit un fournisseur. Il sera alors en mesure de suivre toutes les opérations et d’aider l’acheteur senior à affiner sa sélection de prestataires.

Communication avec les sous-traitants :
Si l’acheteur voulait contacter un vendeur ou un prestataire, il passera par son second. En effet, celui-ci peut demander des précisions sur le prix, passer une commande ou décliner une proposition. En résumé, l’assistant peut servir de médiateur entre les deux camps surtout si l’acquéreur s’occupe de plusieurs cas.

Gestion administrative et logistique des achats:
Cette dernière partie concerne l’ensemble des activités d’organisation, de planification, de direction et de contrôle nécessaires pour atteindre les objectifs d’achats. L’acheteur travaille en étroite relation avec son assistant pour qu’aucune tâche de gestion ne soit négligée.

Tenu du tableau de bord des achats (TBA) :
L’acheteur utilise un TBA avec l'intention de suivre tous ses achats en cours. Bien qu’il puisse intervenir dans la conception de ce tableau de bord, c’est surtout son assistant qui va le tenir. En effet, l’AA se chargera de dynamiser et de remplir ce reporting qui contient toutes les données des transactions.

Suivi des plannings d’achats :
Sur le plan chronologique, cette mission consiste à veiller au bon déroulement de toutes les acquisitions. En d’autres termes, l’AA veillera à ce que la date et le délai affectés à chaque approvisionnement soient respectés. Dans le cas contraire, l’acheteur réfléchira sur les mesures à prendre.

Rédaction de documents réglementaires :
Parfois, rédiger un document réglementaire s’avère être lent pour un acheteur alors que son temps est précieux. Il va alors laisser cette tâche au profit de son assistant. Toutefois, il résumera lui-même le contenu à détailler dans cet écrit.

Veille logistique des flux marchandise et humaine :
Un Assistant achat se charge de contrôler les flux marchandise et humaine pour éviter toute forme de perte. En effet, un processus d’achat engendre des va-et-vient de tout genre. L’AA doit alors compter sur sa rigueur afin que des soucis ne viennent pas ralentir les opérations commerciales.

Traitement des bons de commande :
Tout comme les factures, ces documents permettent de valider des actions commerciales. Effectivement, ces supports en papier ou numériques justifient les modalités d’une demande d’achat. À un nombre important, les bons de commande deviennent difficiles à gérer pour un acheteur. Ce dernier va alors attribuer cette tâche à son second.

Appui aux négociations :
Lors d’une négociation avec un fournisseur, l’Assistant achat va épauler son responsable en lui apportant tous les documents nécessaires à l’entretien. Évidemment, il ne pourra pas intervenir dans un marchandage. Par contre, l’acheteur comptera sur ses bons conseils comme il connaît plusieurs informations sur le vendeur et le produit.

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